Переписка по электронной почте является важной частью нашей повседневной жизни, и иногда мы можем ошибиться при отправке письма. В таких случаях функция отзыва письма в Outlook может прийти на помощь. Если вы отправили письмо с неправильными данными или забыли включить важный вложение, отзыв письма может предоставить вам возможность исправить ошибку перед тем, как получатель прочтет ваше сообщение. В этой статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию о том, как отозвать письмо в Outlook.
Перед тем как начать процесс отзыва письма, важно отметить, что данная функция работает только в определенных условиях. Во-первых, как отправитель, вы и получатель должны использовать клиент Outlook и оба должны быть настроены на работу через Microsoft Exchange Server. Во-вторых, отзыв письма возможен только для писем, отправленных внутри вашей организации. Это означает, что если письмо было отправлено на адрес не из вашей организации или получено извне, отзыв не сработает.
Для того чтобы отозвать письмо, вам необходимо открыть папку «Отправленные» в Outlook и выбрать письмо, которое вы хотите отозвать. Затем на панели инструментов выберите вкладку «Сообщение» и в появившемся меню нажмите на кнопку «Действия». В выпадающем списке выберите пункт «Отозвать это сообщение». Появится диалоговое окно, в котором вы можете выбрать опцию для отзыва письма. В зависимости от вашей ситуации, вы можете выбрать «Удалить непрочитанное экземпляры этого сообщения» или «Удалить непрочитанные и прочитанные экземпляры этого сообщения».
После выбора опции отзыва письма, вам следует нажать на кнопку «ОК» и письмо будет отозвано. Важно отметить, что даже если письмо успешно отозвано, получатель может все равно увидеть уведомление о том, что письмо было отозвано. Однако содержимое письма больше не будет доступно для чтения.
Шаг 1: Откройте программу Outlook
Для начала процесса отзыва письма в Outlook, откройте программу Outlook на вашем устройстве.
Вы можете найти ярлык программы Outlook на рабочем столе или в меню «Пуск» на вашем компьютере. Щелкните на нем, чтобы запустить программу.
Если вы используете веб-версию Outlook, откройте веб-браузер и введите в адресной строке адрес электронной почты Outlook (например, outlook.com). Затем введите свои учетные данные, чтобы войти в свою учетную запись.
Когда программа Outlook открыта, вы будете видеть свою папку «Входящие», где хранятся все полученные письма. Вы готовы перейти к следующему шагу и отозвать письмо.
Шаг 2: Перейдите в папку Отправленные
Чтобы отозвать письмо в Outlook, необходимо сначала перейти в папку «Отправленные». Это позволит найти и выбрать письмо, которое нужно отозвать.
В меню навигации слева на главной странице Outlook найдите раздел «Папки» и щелкните на нем. В списке доступных папок выберите пункт «Отправленные».
После этого вы увидите список всех писем, отправленных из вашей учетной записи. Возможно, вам потребуется прокрутить страницу или воспользоваться поиском, чтобы найти нужное письмо.
Когда вы найдете письмо, которое хотите отозвать, выделите его, кликнув на нем один раз. При этом письмо будет выделено синим фоном, что указывает на его выбор.
Шаг 3: Выберите письмо, которое нужно отозвать
Чтобы отозвать письмо в Outlook, вы должны сначала выбрать нужное письмо из своей папки «Отправленные». Для этого выполните следующие действия:
- Откройте приложение Outlook на своем устройстве.
- Перейдите в свою папку «Отправленные», где находится письмо, которое вы хотите отозвать.
- Прокрутите список писем, чтобы найти нужное письмо, либо воспользуйтесь поиском для нахождения письма по ключевым словам или адресу получателя.
После того, как вы выбрали нужное письмо, можно переходить к следующему шагу по отзыву письма в Outlook.
Шаг 4: Откройте меню «Действия»
Чтобы отозвать письмо в Outlook, откройте письмо, которое вы хотите отозвать. На верхней панели инструментов найдите закладку «Действия» и нажмите на нее.
При нажатии на «Действия» откроется выпадающее меню с различными опциями. В этом меню вы найдете кнопку «Отозвать данное сообщение». Наведите указатель мыши на эту кнопку и кликните на нее.
Если письмо успешно отозвано, вы получите уведомление об этом. Если отзыв не удался, вы получите соответствующее сообщение.
Шаг 5: Выберите пункт «Отозвать это сообщение»
Чтобы отозвать отправленное письмо в Outlook, выполните следующие шаги:
- Откройте Outlook и перейдите в папку «Отправленные».
- Откройте отправленное письмо, которое вы хотите отозвать.
- На верхней панели инструментов выберите вкладку «Сообщение».
- В группе «Действия» нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Действия» и выберите пункт «Отозвать это сообщение».
- Появится диалоговое окно с двумя вариантами: «Удалить непрочитанные копии этого сообщения» и «Удалить непрочитанные копии и заменить их новым сообщением». Выберите нужный вариант и нажмите «ОК».
После выполнения этих шагов письмо будет отозвано и удалено из почтового ящика получателей. Однако, стоит учитывать, что успех этой операции зависит от нескольких факторов, таких как настройки почтового сервера получателя и то, было ли письмо уже прочитано.
Шаг 6: Подтвердите отзыв письма
Когда вы нажмете кнопку «Отозвать», Outlook отправит второе письмо получателю, содержащее запрос на отзыв письма. Оно также будет содержать уведомление о том, что вы попытались отозвать ранее отправленное письмо.
Важно отметить, что отзыв письма возможен только в том случае, если получатель письма еще не прочитал его или не открыл вложения. Если получатель уже прочитал ваше письмо, отзыв не будет успешным.
При подтверждении отзыва, Outlook будет уведомлять вас о статусе отзыва письма — успешно или неудачно. Если отзыв не удался, вам, возможно, придется обратиться к получателю и попросить удалить нежелательное письмо.
Убедитесь, что внимательно следуете инструкциям на экране и подтверждаете отзыв письма в соответствующем окне.
Не забудьте, что возможность отзыва письма доступна только если ваша учетная запись настроена в соответствии с требованиями и настройками Outlook.
Примечание:
Отзыв писем работает только в организационной сети, использующей Exchange Server, и не поддерживается на других почтовых серверах.