1С:Предприятие предоставляет широкие возможности для автоматизации бизнес-процессов, включая отправку расчетных листков сотрудникам на их электронные почты. Эта функция помогает сократить затраты времени и ресурсов на печать и распространение бумажных документов, а также повышает эффективность работы организации. В этой статье мы подробно рассмотрим, как настроить отправку расчетных листков в 1С на электронную почту в несколько простых шагов.
Прежде чем начать, убедитесь, что у вас есть доступ к 1С:Предприятие и администраторские права. Если у вас нет таких прав, свяжитесь с администратором 1С или информационно-технического отдела вашей компании, чтобы получить нужные полномочия.
Шаг 1: Откройте 1С:Предприятие и выберите соответствующую конфигурацию, в которой вы хотите настроить отправку расчетных листков по электронной почте. Убедитесь, что вы работаете в режиме редактирования конфигурации.
Шаг 2: Откройте окно «Настройки печатных форм» и найдите нужную форму расчетного листка. Обычно она находится в разделе «Зарплата и управление персоналом». Откройте эту форму для редактирования.
Шаг 1: Установка необходимого ПО
Перед настройкой отправки расчетных листков на электронную почту в 1С необходимо установить следующее программное обеспечение:
1С:Предприятие | Убедитесь, что на компьютере установлена версия 1С:Предприятие,совместимая с вашей операционной системой. Если у вас еще нет программы, ее можно загрузить с официального сайта 1С. |
Почтовый клиент | Для отправки расчетных листков на почту нужно выбрать подходящий почтовый клиент. Рекомендуется использовать Microsoft Outlook или Thunderbird. Для установки клиента загрузите его с официального сайта разработчика. |
SMTP-сервер | SMTP-сервер – это сервер, отвечающий за отправку электронной почты. Перед настройкой отправки расчетных листков необходимо узнать SMTP-сервер вашего почтового провайдера. Обычно его адрес можно найти на сайте провайдера, в разделе настроек электронной почты. |
Шаг 2: Создание учетной записи почты для отправки
Прежде чем настроить отправку расчетных листков на электронную почту в 1С, необходимо создать учетную запись почты, которая будет использоваться для отправки.
1. Откройте веб-браузер и перейдите на сайт провайдера электронной почты, с которого вы хотите отправлять расчетные листки.
2. Нажмите на кнопку «Создать учетную запись» или аналогичную.
3. Введите запрашиваемую информацию, такую как ваше имя, желаемое имя пользователя и пароль. Обязательно заполните также вашу электронную почту.
4. Проверьте введенные данные и завершите процесс создания учетной записи, следуя указаниям на экране.
Примечание: Убедитесь, что вы помните информацию, указанную при создании учетной записи. Вам понадобится эта информация на следующих этапах настройки в 1С.
5. После создания учетной записи вам могут предоставить доступ к веб-интерфейсу или настройкам вашей почты, где вы сможете найти необходимую информацию, такую как адрес сервера и порт SMTP.
6. Запишите важные данные, такие как адрес сервера, порт, протоколы, почтовый отправитель и другие настройки, которые вам понадобятся для настройки в 1С.
Теперь, после успешного создания учетной записи почты, вы готовы перейти к следующему шагу — настройке отправки расчетных листков в 1С на электронную почту.
(Изображение создания учетной записи почты для отправки в 1С)
Шаг 3: Настройка электронной почты в 1С
Для отправки расчетных листков на электронную почту в программе 1С необходимо выполнить следующие действия:
1. Зайдите в программу 1С и откройте настройки.
2. В разделе «Настройки электронной почты» укажите данные вашего почтового сервиса, такие как адрес сервера и порт. Обратитесь к провайдеру электронной почты или администратору сети, чтобы получить эти данные.
3. Укажите имя пользователя и пароль от вашей электронной почты в соответствующих полях.
4. В разделе «Настройки отправки» выберите протокол отправки почты, например, SMTP или POP3. Если вы не знаете, какой протокол выбрать, обратитесь к провайдеру электронной почты.
5. Если у вас есть SSL-сертификат, включите его использование, выбрав соответствующую опцию в настройках.
6. Нажмите кнопку «Проверить настройки» для проверки правильности введенных данных. Если все настроено верно, вы увидите сообщение об успешной проверке.
7. Сохраните изменения и закройте настройки.
Теперь ваша 1С готова к отправке расчетных листков на электронную почту. Убедитесь, что в карточке сотрудника указан его электронный адрес, чтобы расчетные листки отправлялись на правильные адреса.
Шаг 4: Указание адресов электронной почты получателей
После того, как вы настроили необходимые параметры для отправки расчетных листков на электронную почту в программе 1С, необходимо указать адреса электронной почты получателей, которым будут отправляться эти листки. Для этого выполните следующие действия:
1. Откройте соответствующий документ в программе 1С.
2. В разделе «Настройки» найдите поле «Адрес электронной почты получателя».
3. Введите адреса электронной почты получателей, разделяя их запятой.
Пример: example1@example.com, example2@example.com, example3@example.com
4. После ввода адресов электронной почты, сохраните изменения, нажав на кнопку «Сохранить» или используя сочетание клавиш Ctrl + S.
Теперь, при каждой отправке расчетного листка, он будет автоматически доставляться на указанные адреса электронной почты получателей.
Шаг 5: Формирование и отправка расчетных листков
После настройки шаблона для электронной почты и настройки рассылки, можно приступить к формированию и отправке расчетных листков на электронную почту.
Для начала необходимо выбрать период, за который нужно сформировать расчетные листки. Это можно сделать в меню «Отчеты» и выбрав соответствующий пункт.
После выбора периода необходимо нажать кнопку «Сформировать расчетные листки». 1С автоматически сформирует документы для всех сотрудников, у которых есть расчетные листки за выбранный период.
После успешного формирования расчетных листков необходимо открыть форму рассылки и выбрать все сформированные документы. Для этого нужно отметить галочками нужные расчетные листки в таблице.
После выбора нужных документов необходимо нажать кнопку «Отправить на почту». 1С отправит расчетные листки на указанные в настройках электронной почты адреса сотрудников.
Как только отправка будет завершена, можно проверить успешность операции, открыв документы из формы рассылки. В таблице будет указан статус отправки для каждого документа.
| Документ | Статус отправки |
|---|---|
| Расчетный листок для сотрудника А | Отправлен |
| Расчетный листок для сотрудника Б | Отправлен |
| Расчетный листок для сотрудника В | Ошибка |
Если в столбце «Статус отправки» указана ошибка, то необходимо проверить настройки электронной почты для сотрудника и повторить отправку.
Теперь вы научились формировать и отправлять расчетные листки в 1С на электронную почту. Это позволит сократить время и упростить процесс ведения кадрового делопроизводства.
Шаг 6: Проверка успешной отправки и настройка регулярной отправки
После настройки отправки расчетных листков на электронную почту в 1С, необходимо проверить ее успешность и настроить регулярную отправку для автоматизации процесса.
Чтобы проверить успешность отправки расчетных листков, следуйте этим шагам:
- Зайдите в раздел «Расчетные листки» в программе 1С.
- Выберите нужного сотрудника, чей расчетный листок был отправлен на электронную почту.
- Нажмите на кнопку «Просмотреть отправленные документы» или аналогичную.
- В открывшемся окне вы увидите список отправленных расчетных листков. Проверьте, что нужный листок находится в этом списке и отправлен на правильный адрес электронной почты.
Если расчетный листок не отправлен или ошибка при отправке, проверьте корректность настроек в 1С и повторите процесс отправки.
Чтобы настроить регулярную отправку расчетных листков, следуйте инструкциям ниже:
- Зайдите в настройки почтового клиента 1С.
- Найдите раздел «Регулярная отправка расчетных листков» или аналогичный.
- Установите нужные параметры регулярной отправки, такие как периодичность отправки и адреса электронной почты получателей.
- Сохраните изменения и закройте настройки.
После настройки регулярной отправки расчетных листков, они будут автоматически отправляться на указанные адреса электронной почты в заданный период времени.
Если вы хотите изменить или отключить регулярную отправку, повторите описанные выше шаги и внесите нужные изменения в настройки.