Справка о неисправности представляет собой документ, который информирует организацию о возникшей проблеме или неисправности в ее работе. В некоторых случаях справка может быть требованием для принятия мер по устранению проблемы или для получения компенсации.
Организациями часто запрашиваются справки о неисправности в различных ситуациях. Например, сотрудники организации могут обратиться за справкой в случае поломки оборудования или системы, задержки в поставках товаров или услуг, некачественного выполнения работ или оказания услуг и т. д.
Справка о неисправности должна быть оформлена грамотно и информативно. В ней обычно указывается дата и место выдачи, фамилия и должность лица, подписывающего справку, а также подробное описание проблемы или неисправности. Для повышения весомости справки можно указать на предварительные попытки решения проблемы и возможные негативные последствия для организации.
- Основные принципы составления справок о неисправности
- Требования к оформлению справок о неисправности
- Пример справки о неисправности оборудования
- Пример справки о неисправности компьютерной программы
- Пример справки о неисправности сети
- Пример справки о неисправности электропитания
- Пример справки о неисправности вентиляции
Основные принципы составления справок о неисправности
1. Краткость и ясность В справке о неисправности необходимо максимально сократить количество слов и изложить информацию максимально ясно. Избегайте лишних деталей и повторений. |
2. Точность и четкость Опишите неисправность максимально точно и четко. Укажите, какие функции или процессы она затрагивает и какие именно проблемы возникают. |
3. Форматирование и структурирование Чтобы справка была удобочитаемой, ее следует структурировать и правильно отформатировать. Используйте параграфы, заголовки, нумерованные или маркированные списки и другие средства визуального оформления. |
4. Предоставление доказательств Если возможно, приложите к справке доказательства неисправности, например, фотографии, видео или другие документы. Это поможет руководству организации лучше понять ситуацию и принять решение по ее устранению. |
5. Уточнение срочности В справке следует указать, насколько срочно требуется устранение неисправности. Это поможет руководству организации правильно распределить ресурсы и принять соответствующие меры. |
Соблюдение этих принципов поможет составить справку о неисправности, которая будет содержательной и информативной, и поможет руководству организации принять быстрые и эффективные меры по устранению проблемы.
Требования к оформлению справок о неисправности
Оформление справки о неисправности должно соответствовать определенным требованиям, чтобы задокументировать проблему и обеспечить ее эффективное решение. Вот основные требования:
- Заголовок — В самом начале справки должен быть указан заголовок, отражающий суть проблемы или неисправности. Заголовок должен быть кратким, но информативным, чтобы в одном предложении можно было понять, о чем идет речь.
- Описание проблемы — Затем следует описание самой проблемы или неисправности. Описание должно быть детальным, но лаконичным. Важно указать, как именно проявляется проблема, какие действия предшествуют ее возникновению и как она влияет на работу или процессы в организации.
- Причина — Возможно, будет полезно указать предполагаемую причину возникновения проблемы. Если причина известна, то можно ее указать в справке и это поможет тем, кто будет искать решение, обратить внимание на конкретные моменты.
- Предложения по решению — По возможности, в справке следует указать предложения по решению проблемы. Это может быть описание шагов, которые необходимо предпринять для устранения неисправности, или рекомендации по обращению за помощью к определенным специалистам или службе технической поддержки.
- Дата и подпись — Справку всегда необходимо подписывать и указывать дату составления. Это поможет отслеживать, когда была зарегистрирована проблема и когда были предприняты первые шаги для ее устранения.
Пример справки о неисправности оборудования
Уважаемое руководство!
Сообщаем о неисправности оборудования, которая произошла в нашей организации. Эта неисправность мешает нам выполнять наши рабочие обязанности и может привести к простою производства.
Название оборудования: [название]
Дата обнаружения неисправности: [дата]
Описание неисправности: [описание]
Предполагаемые причины неисправности: [причины]
Оценка возможного ущерба и последствий: [ущерб и последствия]
Произведенные действия по решению проблемы:
- [действие 1]
- [действие 2]
- [действие 3]
Просим Вас принять меры для оперативного решения данной проблемы. Наша организация не может полноценно функционировать до устранения указанной неисправности.
С уважением,
[Имя и должность]
Пример справки о неисправности компьютерной программы
Уважаемый отдел информационных технологий,
Я, ниже подписавшийся, работник отдела маркетинга, сообщаю о неисправности программы «MarketPro».
Сегодня утром, при попытке открыть программу «MarketPro», я обнаружил следующую проблему:
- Программа начинает загружаться, но после некоторого времени выдает ошибку и автоматически закрывается.
Я провел некоторые действия для решения проблемы:
- Перезагрузил компьютер — проблема осталась.
- Установил последнюю версию программы — проблема осталась.
- Попытался запустить программу на другом компьютере — проблема повторилась.
Прошу вас принять необходимые меры для устранения данного сбоя в программе «MarketPro» как можно скорее, так как это серьезно затрудняет мою работу и работу других сотрудников отдела маркетинга.
Прилагаю информацию о моем компьютере:
- Операционная система: Windows 10
- Версия программы: MarketPro 2.0
- Сведения о компьютере: Dell Inspiron 15, Intel Core i5, 8 ГБ оперативной памяти
Если вам потребуется дополнительная информация или моя помощь, пожалуйста, сообщите мне.
С уважением,
Иван Иванов
Пример справки о неисправности сети
Уважаемое руководство!
Сообщаю о неисправности сети, которая возникла в офисе нашей организации.
В результате проведенной диагностики было обнаружено следующее:
- Отсутствие подключения к интернету;
- Отсутствие локальной сети между компьютерами;
- Отсутствие доступа к файловому серверу;
- Отсутствие доступа к принтерам в сети.
Данная ситуация создает значительные неудобства в работе сотрудников и приводит к задержкам в выполнении задач.
Просим принять необходимые меры для устранения данной неисправности в кратчайшие сроки. Специалисты нашего ИТ-отдела готовы быть вовлеченными в устранение проблемы и готовы предоставить все необходимые данные и доступы.
О оперативности решения данной проблемы будет зависеть эффективность работы всей организации.
С уважением,
Название организации
Пример справки о неисправности электропитания
Специалисту отдела технической поддержки
Я, нижеподписавшийся, сотрудник отдела продаж компании «<название компании>«, пришел в офис и обнаружил неисправность в электропитании. Хотелось бы описать проблему подробнее и запросить незамедлительное восстановление работы электропитания в офисе.
Опишу проблему:
1. Не работает основное электропитание в офисе уже сегодня утром. В результате чего, не работают компьютеры, принтеры и все электрические приборы. Это серьезно затрудняет нашу работу в офисе и взаимодействие с клиентами.
2. Проблема не в отключении центрального электропитания в районе, так как в соседних офисах электропитание работает нормально.
3. Отключение электропитания произошло без видимых предупреждений или причин, которые мы могли бы идентифицировать.
4. Попытались переключиться на резервное электропитание, но ничего не изменилось. Это говорит о том, что проблема может быть связана с внутренними системами проводки в самом офисе.
С учетом вышеперечисленного, прошу незамедлительного восстановления электропитания и устранения неисправности. Учитывая, что отсутствие электропитания наносит ущерб нашему бизнесу, просим уделить данной проблеме наивысший приоритет. Мы готовы предоставить всю необходимую информацию и помощь специалистам для устранения неисправности.
Спасибо за оперативное реагирование на эту проблему.
С уважением,
Ваше имя и подпись
Пример справки о неисправности вентиляции
Справка № 2021-05-002
Дата: 10 мая 2021 г.
Кому: Отдел технического обслуживания
От: Производственный отдел
Тема: Сообщение о неисправности вентиляционной системы
Уважаемые коллеги!
Сообщаем вам о неисправности вентиляционной системы в нашем производственном помещении. Обращаем ваше внимание на следующую информацию:
Адрес: ул. Заводская, д. 12, кабинет № 205
Описание неисправности: Вентиляционная система в кабинете № 205 не функционирует корректно. Отсутствует нормальный воздушный поток, что приводит к ухудшению общей атмосферы в помещении и возможному нарушению условий работы сотрудников.
Требуемые действия:
- Провести осмотр и диагностику вентиляционной системы, чтобы выявить причину неисправности.
- Провести ремонт или замену неисправных компонентов системы.
- Восстановить нормальное функционирование вентиляционной системы в кратчайшие сроки.
- Выяснить, почему неисправность не была обнаружена и устранена ранее и предпринять меры, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем.
Сроки решения: Прошу исправить неисправность вентиляционной системы в течение 3 рабочих дней с момента получения настоящей справки.
Прошу вас принять меры для устранения указанной неисправности в кратчайшие сроки. В случае возникновения вопросов или нужды в дополнительной информации, пожалуйста, обращайтесь к нам.
С уважением,
Производственный отдел