В современном мире, когда технологии развиваются со сверхскоростью, а требования к работникам становятся все более высокими, важно держать пальцы на пульсе и быть в курсе последних изменений.
Выбравшись из пандемии, бизнес в настоящее время стал более гибким и адаптивным. Поэтому в личном деле сотрудника должна быть обязательная информация, гарантирующая его приверженность развитию и усовершенствованию навыков.
Ключевыми данными, которые должны быть представлены в личном деле сотрудника в 2023 году, являются: достижения и навыки, проекты и инновации, обучение и персональное развитие. При этом особое внимание уделяется профессиональным сертификатам, свидетельствам о прохождении тренингов и полученным грамотам и наградам.
Кадровые документы сотрудника
Личное дело сотрудника в 2023 году должно содержать следующие кадровые документы:
| Наименование документа | Описание |
|---|---|
| Трудовой договор | Официальный документ, заключаемый между сотрудником и работодателем, которому должны быть указаны условия труда, обязанности и права сторон. |
| Анкета сотрудника | Документ, содержащий личные данные сотрудника, такие как ФИО, дата и место рождения, информацию о семейном положении, образование и опыт работы. |
| Паспорт | Официальный документ, удостоверяющий личность сотрудника. |
| Трудовая книжка | Документ, в котором отражается трудовая деятельность сотрудника, включая записи о местах работы, должностях, периоде работы и выплате заработной платы. |
| Документы об образовании | Копии дипломов, аттестатов или сертификатов, подтверждающих образование сотрудника и его специализацию. |
| Медицинская справка | Свидетельство о состоянии здоровья сотрудника, необходимое для выполнения определенных видов работы или на внутреннюю медицинскую комиссию. |
| Справка о судимости | Документ, подтверждающий отсутствие (или наличие) судимости у сотрудника. |
Эти документы являются обязательными для формирования полного личного дела сотрудника и должны быть актуальными на момент его приема на работу и в течение всего периода работы в компании.
Трудовой договор и приложения к нему
- ФИО работника и работодателя;
- Дата заключения трудового договора;
- Срок действия договора, если он определен;
- Условия труда и должностные обязанности;
- Размер оплаты труда или условия его определения;
- Режим работы и время отдыха;
- Социальные гарантии и компенсации в случае нетрудоспособности, беременности, отпуска, увольнения;
- Порядок расторжения трудового договора.
В приложениях к трудовому договору могут быть указаны дополнительные сведения, такие как:
- Приказ о приеме на работу;
- Документы, подтверждающие квалификацию и образование работника;
- Список выданного инвентаря и специальной одежды;
- Положение о внутреннем трудовом распорядке;
- Протоколы инструктажей и обучений работника.
Трудовой договор и его приложения являются важными документами, которые должны быть находиться в личном деле сотрудника. Эти документы обеспечивают правовую защиту работника и работодателя, а также служат основой для урегулирования трудовых споров.
Справка о заработной плате
В справке о заработной плате указывается:
- Дата выплаты заработной платы – дата, на которую была произведена выплата;
- Сумма заработной платы – размер заработной платы, полученной сотрудником;
- Период, за который произведена выплата – указывается промежуток времени, за который была выплачена заработная плата;
- Итоговая сумма выплаты – сумма заработной платы за весь период выплаты;
- Удержания – любые удержания, такие как налоги, социальные отчисления и другие;
- Общая сумма к выплате – сумма, которую сотрудник фактически получил после удержаний.
Справка о заработной плате имеет большое значение для сотрудника, поскольку она подтверждает факт получения заработной платы и может использоваться в качестве доказательства при необходимости.
Важно сохранять справки о заработной плате в личном деле сотрудника в течение определенного периода времени, как правило, не менее трех лет.
Персональные данные сотрудника
| Полное имя | Дата рождения | Адрес проживания | Номер телефона | Адрес электронной почты | Статус гражданства |
|---|---|---|---|---|---|
| Иванов Иван Иванович | 01.01.1990 | ул. Примерная, д. 1, кв. 1, г. Примерный | +7 (999) 123-45-67 | example@example.com | Гражданин Российской Федерации |
Эти данные помогают связаться с сотрудником, определить его личность и удостовериться, что он имеет право на работу в организации. Имея данную информацию, работодатель может обеспечить коммуникацию с работником и в случае необходимости предоставить ему различные льготы и привилегии.
Однако, следует учитывать, что персональные данные сотрудника должны быть обработаны в соответствии с требованиями законодательства и гарантировать их безопасность.
Паспортные данные
В данном разделе должна содержаться следующая информация:
- Фамилия, имя, отчество сотрудника — это базовые персональные данные, необходимые для идентификации сотрудника
- Гражданство — информация о гражданстве сотрудника, которая может оказать влияние на определенные процессы и права на работе
- Дата рождения — данные о дате рождения сотрудника, необходимые к примеру для возрастных ограничений при определенных видов работы
- Серия и номер паспорта — информация, позволяющая однозначно определить сотрудника и его личность
- Дата выдачи паспорта — дата, когда сотруднику был выдан его паспорт, важная для установления сроков действия документа
- Орган, выдавший паспорт — название организации, выдавшей паспорт сотруднику
Паспортные данные являются важной информацией, охраняемой законодательством и необходимой для регистрации сотрудника в системе учета.
ИНН и СНИЛС
При составлении личного дела сотрудника в 2023 году обязательно должна присутствовать информация о его ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) и СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
ИНН является уникальным кодом, который получает каждый гражданин России при рождении или при регистрации в налоговой службе. В личном деле сотрудника обязательно должны быть указаны ИНН и копия соответствующего документа.
СНИЛС – это страховой номер, который присваивается каждому российскому гражданину. Он необходим для получения социальных выплат, пенсии, медицинских услуг и других социальных льгот. В личном деле сотрудника должна быть указана информация о СНИЛС и приложена копия этого документа.