Архивирование электронных писем является важной задачей для многих пользователей Outlook 2016. Это позволяет сохранить ценную информацию, освободить место на почтовом сервере и упорядочить входящие и исходящие сообщения. В этом подробном руководстве мы рассмотрим, как настроить архивирование в Outlook 2016, чтобы вы могли использовать эту полезную функцию на практике.
Шаг 1: Откройте программу Outlook 2016 и выберите вкладку «Файл».
Шаг 2: В открывшемся меню выберите «Параметры», а затем «Расширенные».
Шаг 3: В разделе «Автоархивирование» нажмите на кнопку «Настройки автоархивирования».
Шаг 4: В появившемся окне вы можете настроить параметры архивирования по своему усмотрению. Здесь вы можете выбрать папку для архивирования, задать периодичность автоархивирования и настроить папки для исключения из архивирования.
Обратите внимание, что архивирование может занять некоторое время, особенно если у вас большое количество писем. Будьте терпеливы и дождитесь завершения процесса, чтобы убедиться, что все ваши письма успешно архивированы.
Теперь вы знаете, как настроить архивирование в Outlook 2016. Следуя этому простому руководству, вы сможете эффективно управлять своими электронными сообщениями и сохранить важные данные в безопасности.
Подготовка к архивированию в Outlook 2016
Перед началом процесса архивирования в Outlook 2016 важно выполнить несколько шагов:
1. Оцените объем почтового ящика
Перед архивированием вам следует оценить размер вашего почтового ящика. Это поможет вам определить, какой объем данных требуется архивировать, и позволит избежать ненужных дубликатов в архиве.
2. Определите критерии архивирования
Прежде чем начать процесс архивирования, определите критерии, по которым вы будете выбирать сообщения и элементы данных для архивации. Вы можете выбрать определенный период времени, определенный отправитель или получатель, или использовать другие фильтры, чтобы выбрать только нужные вам данные.
3. Создайте папку для архива
В Outlook 2016 вы можете создать отдельную папку для архивированных сообщений и элементов данных. Создание отдельной папки позволит вам легко организовать и хранить архивированные данные отдельно от активных элементов почтового ящика.
Подготовка к архивированию в Outlook 2016 поможет вам упорядочить ваш почтовый ящик и упростит процесс архивирования. Не забудьте оценить объем почтового ящика, определить критерии архивирования и создать отдельную папку для архивированных данных перед началом процесса архивирования.
Создание папки для архива
Для настройки архивирования в Outlook 2016 необходимо создать специальную папку, в которую будут перемещаться сообщения для архива. Следуйте этим шагам, чтобы создать такую папку:
- Откройте Outlook и выберите папку, в которой хотите создать архивную папку.
- Щелкните правой кнопкой мыши на выбранной папке и выберите «Создать папку» из контекстного меню.
- Введите имя для новой папки, например «Архив», в поле «Имя папки» и нажмите клавишу «Enter».
Теперь у вас есть папка для архивации сообщений в Outlook 2016. Вы можете использовать эту папку для перемещения сообщений, которые вы хотите сохранить, но которые больше не нужны в основной папке «Входящие».
Определение правил архивации
Outlook 2016 позволяет настроить автоматическое архивирование писем и элементов почтового ящика для упорядочения данных и освобождения места в почтовом хранилище. Чтобы определить правила архивации, следуйте инструкциям ниже:
- Шаг 1: Откройте Outlook 2016 и выберите вкладку «Файл» в верхней панели инструментов.
- Шаг 2: В разделе «Информация» щелкните на «Параметры учетной записи».
- Шаг 3: В окне «Параметры учетной записи» выберите активную учетную запись и нажмите на кнопку «Изменить».
- Шаг 4: Перейдите на вкладку «Условия» и нажмите на «Добавить условие».
- Шаг 5: В окне «Создать правило архивации» выберите категорию элементов для архивации, например, «Входящие сообщения».
- Шаг 6: Настройте условия архивации, выбрав критерии, такие как дата получения или отправки, размер сообщения и т. д.
- Шаг 7: Нажмите «Сохранить» и вернитесь в окно «Параметры учетной записи».
- Шаг 8: На вкладке «Основные» выберите «Архивировать эти папки и все их подпапки» и нажмите «Папки архива».
- Шаг 9: В окне «Папки архива» выберите папки, которые вы хотите архивировать, и нажмите «ОК».
- Шаг 10: Нажмите «ОК» для закрытия окна «Параметры учетной записи».
Теперь Outlook 2016 будет автоматически архивировать выбранные папки и элементы в них в соответствии с заданными правилами. Вы также можете регулярно проверять и изменять правила архивации, чтобы адаптировать их под свои потребности.
Расчет объема архива
Перед тем как настроить архивирование в Outlook 2016, важно осознать, насколько объемным может быть создаваемый архив. Размер архива зависит от нескольких факторов, включая количество писем, вложений и настроенные параметры архивирования.
Для начала стоит оценить размер почтового ящика, в котором находятся письма, которые вы собираетесь архивировать. Эту информацию можно увидеть в нижней части панели навигации Outlook. Обратите внимание на значение «Размер ящика» — это позволит вам понять, насколько велик может быть объем архива.
Также стоит учесть, что архивные файлы имеют свой собственный объем. Для того чтобы оценить размер будущего архива, лучше выполнить тестовое архивирование нескольких писем и проанализировать полученные размеры архивных файлов.
Некоторые пользователи могут захотеть архивировать только определенный период времени или определенные папки в почтовом ящике. Это также влияет на размер архива.
Учитывая эти факторы, можно сделать более точный расчет предполагаемого объема архива. Имейте в виду, что с течением времени архив может расти, поэтому регулярная проверка размера архива и его управление — важный аспект поддержки почтового ящика.
Настройка архивации в Outlook 2016
Outlook 2016 предоставляет возможность автоматического архивирования электронной почты и других элементов данных. Архивация позволяет управлять объемом ящика входящей почты и сохранять важные сообщения и данные без риска потери или удаления.
Для настройки архивации в Outlook 2016 выполните следующие шаги:
- Откройте программу Outlook 2016.
- Выберите вкладку «Файл».
- В открывшемся меню выберите «Параметры».
- На странице «Параметры» выберите «Расширенные».
- В разделе «Архивирование и автоматизация» нажмите на кнопку «Параметры архивации».
- В появившемся окне выберите «Получить архивирование элементов» и нажмите «OK».
- Выберите папку, которую хотите архивировать, и укажите дату, на которую нужно архивировать данные.
- Нажмите «OK» для запуска процесса архивации.
После выполнения этих шагов, Outlook 2016 будет автоматически архивировать выбранные папки в указанное место согласно указанной дате. Вы также можете настроить график автоматической архивации и другие параметры в разделе «Параметры архивации».
Обратите внимание, что процесс архивирования может занять некоторое время, особенно если объем данных большой. Рекомендуется регулярно проверять архивированные данные, чтобы убедиться в их сохранности и доступности.