Microsoft Outlook – один из самых популярных почтовых клиентов, который предоставляет множество удобных функций для организации и управления электронной почтой. Одна из таких функций — это создание архива, которая позволяет хранить старые письма и вложения в специальной папке, освобождая место в основном почтовом ящике.
Архивирование в Outlook — это легкий способ сделать бэкап важных сообщений, чтобы сохранить их в безопасности или освободить место в почтовом ящике. Данные, которые вы перенесете в архив, будут доступны вам в любой момент, но они больше не будут отображаться в основном окне Outlook.
В этой статье мы рассмотрим, как создать архив в Outlook и как работать с архивированными данными. Чтобы сделать это, вам понадобится установленная и настроенная учетная запись Outlook.
Процесс создания архива в Outlook
Шаг 1: Откройте программу Outlook и перейдите во вкладку «Файл» в верхнем левом углу экрана.
Шаг 2: В открывшемся меню выберите опцию «Информация», а затем «Настройки учетной записи».
Шаг 3: В появившемся окне выберите вкладку «Основная информация» и нажмите на кнопку «Настройка учетной записи» рядом с вашей учетной записью электронной почты.
Шаг 4: В настройках учетной записи выберите вкладку «Автоархивация». Здесь вы можете настроить параметры архивации.
Шаг 5: Установите галочку возле опции «Включить автоархивацию» и выберите папку, которую хотите архивировать. Вы также можете выбрать период времени, по истечении которого сообщения будут автоматически перенесены в архив.
Шаг 6: Нажмите на кнопку «Обзор» и выберите расположение на вашем компьютере, где будет сохранен архив. Рекомендуется создать отдельную папку для архива, чтобы облегчить его поиск и организацию.
Шаг 7: После завершения настройки параметров архивации нажмите кнопку «Применить», а затем «ОК». Outlook начнет автоматически архивировать выбранные сообщения в указанную папку на вашем компьютере.
Теперь у вас есть архив в Outlook, где можно хранить старые сообщения и освобождать место в почтовом ящике. Вы всегда можете просмотреть архивированные сообщения, выполнив поиск в созданной папке или импортировав архив в Outlook в будущем.
Шаг 1: Откройте программу Outlook
Если у вас нет ярлыка Outlook, вы можете найти программу в меню «Пуск». Щелкните на кнопке «Пуск» в левом нижнем углу экрана, затем найдите пункт «Microsoft Office» или «Microsoft Outlook» и выберите его.
Когда программа Outlook открывается, вы увидите ваш почтовый ящик и все письма, которые вы получили. Теперь вы готовы перейти ко второму шагу — созданию архива.
Шаг 2: Выберите папку для архивирования
После того, как вы определили период, за который хотите создать архив, необходимо выбрать папку, в которой находятся письма, которые вы хотите архивировать.
Для выбора папки для архивирования выполните следующие действия:
- Откройте Outlook и перейдите на вкладку «Файл».
- Нажмите на пункт меню «Очистить» или «Управление архивом».
- В появившемся окне выберите опцию «Создать архив» или «Архивировать сейчас».
- Выберите папку, которую хотите архивировать, из списка папок, представленных в окне.
- Нажмите кнопку «OK» или «Создать архив» для начала процесса архивирования папки.
Обратите внимание, что при выборе папки для архивирования будут архивироваться только письма, находящиеся непосредственно в этой папке. Если вы хотите архивировать все письма включая подпапки, необходимо выбрать главную папку, содержащую все нужные папки.
После завершения процесса архивирования выбранная папка будет удалена из основного почтового ящика и сохранена в архиве. Если вы хотите сохранить папку и в архиве, и в основном почтовом ящике, перед архивированием создайте копию папки или переместите ее в другую папку.