Шаг за шагом — как настроить автоответ в Outlook на время отпуска в 2020 году

Уже скоро наступит долгожданный отпуск, и вы планируете провести его вдали от рабочих забот и стресса. Но как быть, если вы не хотите пропускать важные письма и сообщения, и при этом не хотите нагружать своим присутствием сотрудников в офисе? В таком случае настройка автоответа в Outlook будет самым удобным и эффективным решением! Наша пошаговая инструкция поможет вам быстро и легко настроить автоответ в Outlook на время вашего отпуска в 2020 году.

Шаг 1: Откройте Outlook и выберите вкладку «Файл».

Шаг 2: В выпадающем меню выберите «Автоматические ответы».

Шаг 3: В открывшемся окне укажите дату начала и окончания вашего отпуска.

Шаг 4: В поле «Тема» введите текст, который будет отображаться в качестве заголовка автоответа.

Шаг 5: В поле «Текст» введите текст вашего автоответа, например: «Спасибо за ваше сообщение! Я нахожусь в отпуске и не смогу ответить до [дата окончания отпуска]. Обязательно свяжусь с вами по возвращении. Удачного дня!».

И не забудьте поставить галочку напротив пункта «Отправлять автоматические ответы только моим контактам», чтобы ваш автоответ получали только ваши знакомые и коллеги. Готово! Теперь вы можете спокойно наслаждаться отпуском, зная, что ваши деловые партнеры и коллеги получат автоответ о вашем отсутствии и будут ждать вашего возвращения. Удачного отдыха!

Настройка автоответа в Outlook на время отпуска 2020

В наше современное время, когда все мы связаны с электронной почтой, настройка автоответа на время отпуска стала неотъемлемой частью деловой коммуникации. Эта функция позволяет автоматически отправлять уведомление о вашем отсутствии и предоставить информацию о том, когда вы снова будете доступны для общения.

Для настройки автоответа в Outlook на время отпуска вам потребуется выполнить несколько простых шагов:

Шаг 1:

Откройте Outlook и нажмите на вкладку «Файл».

Шаг 2:

В открывшемся меню выберите «Автоматический ответ»

Шаг 3:

В появившемся окне «Автоматический ответ» установите флажок рядом с опцией «Отправлять только в указанный период времени».

Шаг 4:

Укажите даты начала и окончания вашего отпуска. Вы также можете настроить время, когда автоответ будет активирован, и указать текст сообщения.

Шаг 5:

После заполнения всех необходимых полей, нажмите на кнопку «ОК».

Теперь, когда кто-то отправит вам письмо во время вашего отпуска, они автоматически получат уведомление о том, что вы отсутствуете и когда вернетесь.

Настройка автоответа в Outlook на время отпуска — это отличный способ организовать эффективную деловую коммуникацию и предоставить своим контактам актуальную информацию о вашем отсутствии. Не забудьте выключить автоответ по окончанию вашего отпуска, чтобы избежать лишнего уведомления.

Шаг 1: Откройте программу Outlook

Найдите ярлык Outlook на рабочем столе или в меню «Пуск» и щелкните по нему, чтобы запустить программу. Если у вас установлена последняя версия Microsoft Office, вы найдете Outlook в наборе Office.

После открытия Outlook вы увидите ваш почтовый ящик, в котором отображаются входящие электронные письма. Теперь вы готовы перейти к следующему шагу, чтобы настроить автоответ на время вашего отпуска.

Шаг 2: Выберите вкладку «Файл»

После того, как вы открыли Outlook, следующим шагом будет выбрать вкладку «Файл» в верхней части программы. Эта вкладка находится слева от кнопки «Домой» и обычно имеет иконку документа.

Нажмите на вкладку «Файл», чтобы открыть выпадающее меню. В этом меню вы найдете различные настройки и опции, связанные с вашим аккаунтом Outlook.

Важно отметить, что настройка автоответчика доступна только для учетных записей, подключенных к Outlook, поэтому убедитесь, что вы выбрали правильную учетную запись, если у вас есть несколько.

После выбора вкладки «Файл» вы будете готовы перейти к следующему шагу, чтобы настроить автоответ для вашей учетной записи Outlook на время отпуска.

Шаг 3: В открывшемся меню выберите «Автоматические ответы на сообщения»

Для настройки автоответа в Outlook на время отпуска необходимо выбрать соответствующую опцию в меню программы. Чтобы это сделать, выполните следующие действия:

  1. Откройте приложение Outlook.
  2. В верхней панели меню выберите вкладку «Файл».
  3. В открывшемся меню выберите «Автоматические ответы на сообщения».

После выполнения этих действий откроется окно настройки автоответа, где вы сможете указать текст сообщения, интервал времени его отправки и другие параметры.

Шаг 4: Включите автоответ

Чтобы включить автоответ в Outlook на время отпуска, следуйте этим шагам:

Шаг 4.1:

Откройте программу Outlook и выберите вкладку «Файл» в верхнем левом углу окна.

Шаг 4.2:

В выпадающем меню «Информация» выберите «Автоматический ответ на входящие сообщения».

Шаг 4.3:

Установите флажок «Отправить автоответ» и укажите даты начала и окончания отпуска.

Шаг 4.4:

Введите текст автоответа, который будет отправлен отправителям во время вашего отсутствия.

Шаг 4.5:

Если вы хотите, чтобы автоответ был отправлен только определенным контактам, выберите «Отправить только этим контактам» и выберите нужные контакты.

Шаг 4.6:

Нажмите «ОК», чтобы включить автоответ и закрыть окно настроек.

Теперь ваш автоответ в Outlook будет активен на указанный период времени.

Шаг 5: Установите даты и время отпуска

После того, как вы перешли в меню «Автоответ», вы увидите поле «Установить даты и время отпуска». В этом поле вам нужно установить точное начало и конец вашего отпуска.

Чтобы установить дату начала отпуска, щелкните по полю «Начало отпуска» и выберите дату с помощью календаря или введите ее вручную в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Аналогично, для установки даты окончания отпуска, щелкните по полю «Конец отпуска» и выберите или введите нужную дату.

После того, как вы установили даты начала и окончания отпуска, вам может потребоваться установить время. Для этого просто выберите часы и минуты в соответствующих полях.

Не забудьте указать, если у вас есть различные режимы работы во время отпуска, используя поле «Режим работы в отпуске». Это особенно актуально для сотрудников, которые могут работать в ограниченном режиме во время отпуска.

После того, как вы установили все даты и время, проверьте еще раз все указанные детали и нажмите кнопку «Готово» или «Применить», чтобы сохранить настройки автоответа.

Теперь ваш автоответ в Outlook будет активирован и будет отправляться автоматически в установленное вами время во время вашего отпуска.

Шаг 6: Настройте текст автоответа

После того, как вы включили автоответ в Outlook, настало время задать текст сообщения, которое будет отправляться автоматически во время вашего отпуска. Этот текст должен быть информативным и понятным для ваших коллег и клиентов.

Ваше сообщение автоответа должно содержать следующую информацию:

  • Тема сообщения: укажите, что вы в отпуске
  • Даты отпуска: укажите точные даты начала и окончания отпуска
  • Контактная информация: указывайте, кому можно обратиться в случае срочных вопросов или проблем
  • Приносим извинения: выразите свои извинения за возможные задержки в ответе

Важно, чтобы текст сообщения был корректным и вежливым. Не забудьте проверить текст на опечатки и грамматические ошибки перед его отправкой.

Пример текста автоответа:

Уважаемые коллеги и клиенты!

Я сейчас находусь в отпуске и недоступен до [дата окончания отпуска]. В случае срочных вопросов или проблем, пожалуйста, обратитесь к [имя и контактная информация коллеги или другого ответственного лица].

Приношу извинения за возможные задержки в ответе и благодарю за понимание.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя]

Шаг 7: Нажмите «ОК» для сохранения настроек

После внесения необходимых изменений в настройки автоответа, убедитесь, что все параметры указаны верно. Для сохранения настроек нажмите кнопку «ОК» внизу окна настроек.

После нажатия кнопки «ОК», Outlook сохранит введенную информацию и настроит автоответ согласно указанным параметрам. Теперь все входящие письма будут автоматически получать автоответное сообщение.

Не забудьте проверить правильность работы автоответа, отправив тестовое письмо на свой рабочий или персональный адрес электронной почты.

Оцените статью