Оформление приказа по делопроизводству является важным элементом работы организации. Верное составление и оформление приказа не только обеспечивает юридическую значимость документа, но и способствует его последующей эффективной эксплуатации.
Приказ по делопроизводству – это документ, которым руководитель организации устанавливает правила обращения с документами и порядок их регистрации, хранения, передачи и уничтожения. В таком приказе обычно указываются основные нормы и требования, регламентирующие выполнение работ по делопроизводству.
Чтобы оформить приказ по делопроизводству в РБ в 2020 году, следует учесть несколько важных моментов. Прежде всего, предварительно необходимо ознакомиться с требованиями правовой базы и нормативных актов в данной области. Также нужно учитывать особенности собственной организации и особые регламенты, установленные в ней.
Как составить приказ по делопроизводству в РБ 2020
Вот несколько шагов, которые помогут вам составить приказ по делопроизводству в РБ 2020:
1. Определите цель приказа:
Прежде всего, определите, для чего вам нужен приказ по делопроизводству. Это может быть установление нового порядка работы с документами, изменение существующих процедур или введение новых правил.
2. Укажите основные положения:
В приказе необходимо указать основные положения, включая сферу действия, ответственные лица, сроки выполнения и другую важную информацию. Все требования должны быть четкими и понятными для всех сотрудников.
3. Напишите обоснование:
Чтобы приказ был обоснованным, необходимо указать причины, которые подтверждают необходимость его составления. Это может быть изменение законодательства, общие потребности организации или другие релевантные факторы.
4. Определите исполнителей и контролеров:
Укажите ответственных сотрудников, которые будут отвечать за реализацию приказа. Также определите контролеров, которые будут следить за исполнением приказа и отчетностью.
5. Оформите приказ правильно:
Поставьте дату и номер приказа, укажите вверенные задачи, заключите приказ подписью руководителя и печатью организации. Запишите все реквизиты в соответствующие графы документа.
Не забывайте, что приказ по делопроизводству является внутренним документом и не требует нотариального заверения.
Составление приказа по делопроизводству в РБ 2020 требует внимательности и соблюдения всех установленных правил. Приказ должен быть четким и понятным, чтобы все сотрудники могли ознакомиться с его содержанием и правильно выполнить все требования.
Шаг 1: Определение необходимости приказа
Основные ситуации, когда требуется составление приказа:
- Введение новых правил, процедур или политики в организации;
- Внесение изменений в существующие правила или процедуры;
- Назначение или изменение должности, компетенций или обязанностей сотрудника;
- Перемещение сотрудника на другую должность, отдел или филиал;
- Повышение, понижение или изменение рабочего времени сотрудника;
- Разрешение или запрещение определенных видов деятельности;
- Прекращение трудового договора или увольнение сотрудника.
Если вы столкнулись с одной из перечисленных ситуаций, то вероятно, вам необходимо составить приказ.
Шаг 2: Определение структуры приказа
Структура приказа может включать следующие разделы:
- Заголовок приказа. В заголовке должно быть указано название организации, дата и номер приказа.
- Введение. В этом разделе можно указать цель и основание принятия приказа, а также кратко описать его содержание.
- Основная часть. В этом разделе следует детально описать все необходимые мероприятия, указать сроки и ответственных лиц.
- Заключительные положения. В этом разделе можно указать требования к исполнению приказа, предоставить дополнительные рекомендации или инструкции.
- Подписи. В этом разделе следует указать должности и подписи лиц, принявших приказ. Также можно указать дату подписания приказа.
Важно помнить, что структуру приказа можно адаптировать под особенности конкретной организации или вида деятельности. Главное — следовать логике и четкости изложения информации.
Шаг 3: Подготовка необходимых документов и информации
Для оформления приказа по делопроизводству в РБ необходимо предварительно подготовить ряд документов и информацию, которые будут использоваться при составлении приказа. Все эти материалы должны быть полными и достоверными, чтобы обеспечить правильность и законность документа.
Вот список документов и информации, которые следует подготовить:
- Текст приказа: определите цель и содержание приказа, пропишите все необходимые детали и инструкции. Постарайтесь сформулировать приказ четко и лаконично.
- Сведения о сотрудниках: составьте список всех сотрудников, на которых будет распространяться приказ, включая их фамилии, имена, должности и контактные данные.
- Опись приложений: если приказ имеет какие-либо приложения или приложения, убедитесь, что вы составили полную опись этих документов, указав их наименования и номера.
- Необходимые юридические и нормативные документы: проверьте все действующие нормативные акты и правила, которые могут иметь отношение к содержанию приказа. Убедитесь, что вы имеете актуальную версию этих документов.
- Информация о сроках и порядке исполнения приказа: определите сроки и порядок исполнения приказа, а также ответственных лиц, которые должны осуществить его исполнение.
- Подписи и бланки приказа: проверьте наличие всех необходимых подписей и печатей, а также соответствие бланка приказа установленным требованиям и нормам.
Когда все необходимые документы и информация подготовлены, вы готовы к переходу к следующему шагу — приступить к составлению приказа.
Шаг 4: Оформление приказа и его утверждение
После того, как вы подготовили проект приказа по делопроизводству, необходимо его оформить и получить утверждение от уполномоченного лица.
1. Начните оформление приказа с заголовка, в котором указывается информация о его типе и номере. Например: «Приказ по делопроизводству № 123». Заголовок должен быть написан крупным шрифтом и выделен жирным начертанием.
2. Далее следует указать дату, когда приказ составлен. Дата проставляется в формате «день.месяц.год».
3. Заполните основную часть приказа. В ней необходимо указать цель приказа, краткое изложение его содержания и необходимые действия, которые должны быть выполнены.
4. Поставьте подпись уполномоченного лица. Уполномоченное лицо, которое утверждает приказ, должно поставить свою подпись под текстом приказа. Подпись должна быть разборчивой и сопровождаться фамилией и должностью подписывающего.
5. Оформите справку о регистрации приказа. В справке указывается дата регистрации приказа и его номер в реестре приказов. Справка должна быть подписана и запечатана.
6. Распечатайте приказ на официальном бланке вашей организации. Печать должна быть нанесена в правом верхнем углу приказа. Печать должна быть четкой и разборчивой.
7. Разместите приказ в основном делопроизводственном папке организации. Приказ должен быть доступен всем сотрудникам и должен храниться на протяжении всего периода его действия.
8. Уведомите сотрудников о новом приказе. Напишите электронное письмо или разместите объявление на внутреннем информационном портале организации с кратким описанием приказа и его содержанием.
После оформления и утверждения приказа, необходимо следить за его выполнением и своевременно вносить изменения при необходимости.